Operations, Prozesse, Automation!

Vor ein paar Jahren hatte ich mal ein Buch gelesen, das sich an Kleinunternehmer richtete. Der Autor machte u.a. den Case, dass – obwohl das der Intuition und der Conventional Wisdom widerspricht – es auch und gerade in kleinen Firmen wichtig sei, frühzeitig klare Zuständigkeiten und Prozesse einzuführen. Er begründet das mit seinen Erfahrungen als Berater für Kleinunternehmer, und er sei selbst auch mal einer gewesen.

Wenn man sich durch die Kapitel liest, merkt man: Der Mann ist ein richtiger Prozess-Fetischist. Damals, bei der Lektüre, dachte ich mir: „Nun ja, hier und da hat er im Ansatz nicht ganz unrecht, aber er überzieht seinen Case schon deutlich. Teilweise ist es auch einfach widersinnig in so kleinen Firmen.“

Heute bin ich zwar immer noch der Ansicht, dass er seinen Case überzieht, aber nicht mehr ganz so sehr. Warum? Weil ich inzwischen eigene praktische Erfahrungen als Kleinunternehmer / Solopreneur sammeln konnte.

In meinem Fall — mit einem Online-Shop — stellte sich das nämlich bzgl. einer Sache ganz deutlich dar: „Wie manage ich einen Shop mit (anfangs) 250 Produkten (inzwischen > 3.000!), wenn ich a) nicht viel Kapital habe (also nicht Dienstleister für jeden Dreck bezahlen kann), b) keine Lust habe, jeden zweiten Tag äußerst stupide Arbeiten wie Mengen-Updates per Hand zu machen, und c) weiß, dass ein erheblicher Anteil der anfallenden Arbeiten schlichte Operations sind, und dass reibungslose Operations ein Schlüsselfaktor sind, weil ich d) nur über eine gewisse Masse von Transaktionen Gewinn werde machen können und  e) ich nur, wenn das alles halbwegs reibungslos läuft, den Kopf frei haben werde für andere wichtige Dinge wie Marketing?

Die notwenigen Schlüsse zu ziehen, war natürlich nicht besonders schwer:

  • Die Operations müssen sitzen! Punkt.
  • Ein hoher Grad an Standardisierung ist nötig. Prozesse müssen eingeführt werden.
  • Ein hoher Grad an Automation ist unerlässlich.

Klingt sehr „großkonzernig“, nicht? Hätte man bei einem Ein-Mann-Laden nicht unbedingt erwartet, oder? War aber trotzdem der Schluss, zu dem ich kam. Im Zuge dieser Überlegungen erinnerte ich mich dann auch an die o.g. Lektüre.

Nun dachte ich mir: „So unrecht hatte er gar nicht, auch in kleinen Firmen hat das durchaus seine Vorteile und wird häufig unterschätzt. Sicher hat es auch seine Nachteile, aber die viel-zitierte ‚Flexibilität‘ ist nicht immer und unter allen Umständen das, was zählt. Jedenfalls nicht in diesem Business.“

Und daher hatte ich auch einen erheblichen Teil meiner Arbeit beim Aufbau meiner Firma darauf verwendet, gute Operations mit einem maximalen Grad an Automation einzuführen. Und ich war – wirklich! – fast jeden Tag heilfroh darum.

Wenn man in einem Laden mit 500 oder mehr Mitarbeitern ist, ist man es gewohnt, dass es für alles jemanden gibt, der sich um einen kleinen Teilaspekt kümmert. Das sind alles Spezialisten, die kriegen alle ihr Geld dafür. Und wenn es mal doch niemanden gibt, dann kauft man ihn eben für eine gewisse Zeit extern ein. Die Ressourcen, auf die man zurückgreifen kann, sich beträchtlich.

Ganz anders jedoch als Solopreneur: Man ist allein. Und der Tag hat nur 24 Stunden. Und man hat nun wirklich anderes zu tun, als den ganzen Tag stupide, repetitive Routine-Arbeiten zu erledigen. Trotzdem müssen diese Arbeiten nun einmal gemacht werden. Wie schaufele ich mir die Zeit frei? Indem ich mir einen funktionierenden Prozess ausdenke und mit Software automatisiere!

In meinem speziellen Fall kam natürlich noch hinzu, dass ich einen besonderen Vorteil ausspielen konnte, meine Trumpfkarte: Ich war ja früher mal Software-Entwickler. Daher kann ich programmieren. Deshalb konnte ich, i.Ggs. zu vielen anderen Online-Händlern, darauf verzichten, viel Geld für eingekaufte Programmierer auszugeben, sondern konnte das alles sparen und es selbst machen. Das hat mir einen erheblichen Vorteil gegenüber anderen verschafft; u.a. deshalb konnte ich mich deutlich länger in der Konkurrenz halten, als ich es sonst vermocht hätte.

Ich habe mich natürlich auch mit anderen ausgetauscht. Praktisch alle haben dasselbe Problem: Prozesse, Automation und IT werden anfangs unterschätzt; erst im Lauf der Zeit bekommt man mit, wie wichtig das ist. Auch in kleinen Unternehmen! Wenn man früher in größeren Einheiten gearbeitet hat, glaubt man kaum, wie zentral und wichtig das werden kann — eben weil man wegen der sehr begrenzten Ressourcen knallhart priorisieren und höchst-effizient arbeiten muss. Man hat keine Zeit für Zweit- und Drittrangiges zu verschwenden!

Sicher, es gibt auch Businesses, in denen das anders läuft. Aber das sind längst nicht alle. Die Gleichung „klein = nicht-standardisiert = total frei und spontan und flexibel = Vorteil = Geschäftserfolg“ geht längst nicht immer auf. Das ist ein schöner Mythos, oder bestenfalls eine Halbwahrheit. Der Erfolg kommt meistens nicht dadurch zustande, dass man keine Prozesse hat, sondern dass man sie an den richtigen Stellen  hat, und dass man im richtigen Moment (und das können die Großen oft nicht!) auch mal davon abweichen kann anstatt sie sklavisch in jeder noch so unpassenden Situation zu befolgen.